O home office foi fundamental para atender as medidas de quarentena quando a pandemia do novo coronavírus chegou ao Brasil. Agora, gradativamente as empresas começam a reabrir os escritórios, movimento comprovado pela alta de 393% na quantidade de acessos pelo aplicativo Access.Run, segundo conta à Smartus o fundador e CEO da startup, Donato Cardoso.

Nos primeiros seis dias de outubro, foram 194 mil acessos, quase quatro vezes mais do que nos primeiros seis dias de setembro. “Grande parte dos nossos clientes já começou a voltar aos escritórios, obviamente que fazendo a reserva antecipada das estações de trabalho e obedecendo as medidas de distanciamento social e higienização constante dos espaços”, afirma o executivo.

Para Cardoso, trata-se de uma demanda dos próprios funcionários: “O home office foi muito bem visto nos primeiros meses, mas grande parte dos colaboradores não tem estrutura para trabalhar em casa, além de questões externas que atrapalham (animais, filhos, cônjuges, equipamentos). Neste momento, até o calor atrapalha, pois nem todos os ambientes são climatizados, tal como no escritório”, afirma.

Para que o retorno seja seguro, os 88 mil usuários da Access.Run em todo o Brasil têm à disposição uma nova funcionalidade do aplicativo, que consiste em verificar a disponibilidade das mesas e salas de reunião e efetuar a reserva das estações pelo app. “Uma laje que tinha 100 colaboradores, agora só pode receber simultaneamente 50 ou 60 pessoas em função do distanciamento social”, contextualiza o CEO.

Uma vez que o colaborador chega ao escritório no horário agendado, ele próprio realiza o check-in e, atingido o horário informado, o check-out, disparando um aviso para as equipes de limpeza. “Quando alcança o limite de tempo agendado, automaticamente o aplicativo dispara um push para ocorrer a higienização daquela estação de trabalho”, completa Cardoso.

Das pequenas às grandes

Segundo o fundador da startup, empresas de todos os portes já contam com o aplicativo no retorno aos escritórios. “As grandes estão preocupadas em lidar com o controle de capacidade, com as demandas de reserva das mesas de trabalho e salas de reuniões; as pequenas não têm essa necessidade, mas utilizam a tecnologia para obter economia direta com a substituição do recepcionista”.

Em comum a todas elas, está a preocupação com o bem-estar e o conforto dos clientes e visitantes, optando por oferecê-los um sistema de atendimento e acesso sem necessidade de contato físico com atendentes ou equipamentos.

“A utilização do mobile pelo usuário é uma grande mudança cultural. Era preciso evitar o contato, e a primeira saída foram as instalações de reconhecimento facial, mas, devido ao uso de máscaras, fragilizou-se o sistema. No aplicativo, também é possível levar a identidade para outros ambientes além das catracas, como as próprias salas de reunião”, destaca o fundador da Access.Run.

Mudanças na dinâmica de trabalho

Algumas mudanças importantes devem ocorrer nos escritórios, pelo menos até que haja vacina contra a Covid-19 em larga escala para a população. A mais imediata é a desvinculação do colaborador da sua estação de trabalho, que será disponibilizada a outros funcionários mediante reserva pelo aplicativo. 

Com a retomada das atividades, também deve ser tendência a necessidade de recorrer a escritórios compartilhados (coworkings) caso a empresa não disponha de espaço ocioso na laje originalmente ocupada pela totalidade do quadro de colaboradores. 

Segundo Cardoso, grandes marcas de coworkings já contrataram a Access.Run para efetuar a gestão das estações de trabalho. “A tendência é que haja mais espaços de coworking não fidelizados a determinada empresa. O que vai acontecer são acessos esporádicos, sem fidelização ou contratação mensal. A empresa pode até alugar 100 estações por mês, mas elas ficarão disponíveis para mil funcionários, por exemplo. Vai mudar um pouco o modelo”.

Mesmo depois que houver a vacina, o executivo aposta em um sistema híbrido entre escritório central, estações periféricas (coworkings) e home office: “Não será nem 100% no escritório nem 100% em casa, e os espaços compartilhados são tendência”, finaliza.

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