Setembro/2020

Socorro, deixe-me voltar ao escritório!

Sabemos que as ações de planejamento são essenciais para o desenvolvimento de qualquer empresa. Porém, o planejamento em 2020 tirou o sono de especialistas no mundo inteiro. A pandemia provocada pelo COVID19 trouxe profundas transformações no mundo e, principalmente, nas relações de trabalho. Novas rotinas, novas formas e diferentes necessidades do mercado surgiram e as empresas foram obrigadas a se reinventar.

A possibilidade do home office (HO) foi a primeira medida tomada para que empresas e colaboradores não parassem suas atividades e, no primeiro momento, muitos acreditavam que a dedicação 100% no regime HO havia chegado para ficar. A mudança de ambiente elevou a produtividade, novas formas de comunicação foram implementadas, eliminou-se o tempo perdido com o caos urbano e todos se viram motivados. 

Contudo, o efeito colateral do grande período de isolamento social e as incertezas do mercado aplicaram um duro golpe, resultando na considerável desaceleração das relações sociais e do volume de novos negócios em grande parte da economia.

Aquilo que no primeiro momento foi fator de motivação (HO), hoje se tornou um problema – crianças cheias de energia trancadas em casa, a disputa dos computadores para aulas on-line, cachorro latindo, cônjuge estressado, dentre outros fatores, fomentaram a baixa produtividade, e levaram muitos colaboradores a implorar para voltar aos seus ambientes comerciais.

As empresas perceberam que a mudança de ambiente foi boa nos primeiros 90 dias, mas que para manter seus colaboradores motivados e produtivos, elas precisavam promover, mesmo que de forma gradual, a volta ao ambiente de trabalho. Como fazer isso? Qual resposta dar para provar que o ambiente é seguro?

Evitar aglomerações e reduzir a exposição ao vírus virou mantra e impulsionou a corrida por tecnologia. Muitos acreditaram que as receitas engessadas oriundas de containers de importadoras chinesas resolveriam o problema, e a primeira medida foi substituir – a toque de caixa – os tradicionais leitores biométricos de impressão digital por dispositivos de reconhecimento facial, integrados a sensores de temperatura e detectores de utilização de máscara. 

Entretanto, esqueceram de dizer que uma lata de refrigerante consegue burlar o controle de temperatura e um lenço de papel consegue simular uma máscara na grande maioria destes sistemas.

Não podemos negar que os contatos com os leitores biométricos de fato foram eliminados e que pessoas vinculadas a uma determinada unidade ficaram livres disso, mas a flexibilização social e a volta gradativa das atividades evidenciaram outro problema: os visitantes e os esporádicos!

O maior detalhe disso tudo é que as nomenclaturas atribuídas a pessoas não vinculadas a um imóvel estão em alta. Isso porque muitos acreditam que a volta aos escritórios e aos ambientes empresariais irá fomentar outro conceito já conhecido no mundo corporativo: o coworking, ou espaços compartilhados. 

Será cada vez mais comum um colaborador poder trabalhar no ambiente de sua preferência, escolher qual tipo de sala de reunião reservar, não ter uma estação de trabalho fixa, julgar qual é o melhor lugar para se reunir com um cliente e, ainda, se prefere se deslocar ao escritório de origem ou a qualquer outro ponto que possua um espaço com conexão à internet, que seja limpo e que possa oferecer outros serviços associados. Ou seja: todo mundo estará de passagem e em grande parte dos edifícios a maioria das pessoas enquadrar-se-á nos conceitos de visitantes.

Como afirma o velho ditado: não adianta fechar a porta e deixar a janela aberta – por isso muitas empresas estão optando por levar todo o processo de gestão de acesso para os smartphones, com tecnologias que podem garantir a segurança patrimonial e sanitária do prédio, bem como de todos os usuários. 

O dispositivo que reconhece um indivíduo e consulta se ele pode ou não entrar em um local através de sua aproximação, ou até mesmo que faz a identificação da face, não estará fixo nas tradicionais catracas, mas sim na mão de cada usuário.

Assim como qualquer tecnologia contactless (sem contato), além de eliminar o toque com um dispositivo de acesso, o smartphone como identificador é o único aparelho capaz de ser utilizado para gerir o acesso em toda a cadeia (pessoas vinculadas e visitantes) e, diretamente, seus adeptos estão resolvendo outros dois problemas sanitários: a) a aglomeração de pessoas nas portarias e b) o contato com os atendentes.

Mas por que o atendente é um problema sanitário? Também por dois grandes motivos: por mais que em muitos casos eles estejam protegidos atrás de barreiras de acrílico, ainda existe o contato com os documentos dos usuários e também a disponibilização de cartões de acessos retornáveis, logo, eles acabam transitando e distribuindo com cartões de acesso públicos que passam diariamente nas mãos de centenas ou milhares de pessoas.

As soluções mobile estão garantindo que não haja aglomerações no hall e nas recepções, uma vez que permite o contato direto e a liberação de convidados sem a necessidade de cadastros nas portarias – o cadastro do indivíduo é feito pelo app, averiguado por inteligência artificial, vinculando dados a um telefone e garantindo que as informações são válidas.

Como grande fator de consolidação, adeptos a soluções de acesso por meio de aplicativos estão imediatamente optando por não parar nas portarias, o que elimina, por consequência, a necessidade do uso de cartões retornáveis e de operadores de acesso; logo, contribuem consideravelmente para a redução de custos financeiros-operacionais do condomínio, podendo, inclusive, replicar o modelo adotado para sua própria empresa e gerar uma economia operacional direta.